Entrega Correspondência em Condomínio

A responsabilidade

Condomínio pode ser responsabilizado por não entregar a correspondência?

O presente artigo aborda a responsabilidade civil do condomínio edilício decorrente do recebimento de intimações judiciais destinadas a condôminos e a falha quando do recebimento e/ou dificuldade em seu efetivo repasse ao destinatário, especialmente à luz das alterações introduzidas pelo Código de Processo Civil de 2015, quanto à citação em edifícios.

A importância do assunto reside na potencialidade de gerar graves prejuízos ao condômino não cientificado, como a revelia em um processo judicial, e, consequentemente, a possível responsabilização do próprio condomínio em ressarcir o condômino, em razão de um revés processual, ou seja, há efetivamente riscos imensuráveis e, portanto, há uma impositiva necessidade de um rigoroso controle quanto ao recebimento de tais correspondências.

Portanto, o objetivo deste texto é fazer uma reflexão sobre o tema, demonstrando seus riscos e indicando situações defensivas e prudentes que o condomínio pode adotar.

A CITAÇÃO NO CPC/2015

Inicialmente, sabe-se que a citação é o ato pelo qual se convoca o réu, o executado ou o interessado para integrar a relação processual (Art. 238, CPC/15), sendo um dos principais atos processuais, pois, visa cientificar a parte sobre a existência de uma demanda contra, e, com isso, oportunizar que apresente a defesa processual, ou seja, que exerça o contraditório.

Porém, o CPC/2015, em seu Artigo 248, § 4º, inovou ao dispor sobre a citação por correio em condomínios edilícios ou loteamentos com controle de acesso:

Art. 248. Deferida a citação pelo correio, o escrivão ou o chefe de secretaria remeterá ao citando cópias da petição inicial e do despacho do juiz e comunicará o prazo para resposta, o endereço do juízo e o respectivo cartório.

…

§ 4º Nos condomínios edilícios ou nos loteamentos com controle de acesso, será válida a entrega do mandado a funcionário da portaria responsável pelo recebimento de correspondência, que, entretanto, poderá recusar o recebimento, se declarar, por escrito, sob as penas da lei, que o destinatário da correspondência está ausente.

Extrai-se do texto legal que, há uma responsabilidade implícita do condomínio, na pessoa do funcionário responsável pelo recebimento de correspondência, de agir com extrema cautela quando do recebimento de citações/intimações judiciais, e, principalmente, em encaminhar o documento o quanto antes ao condômino.

Destaca-se que, pode o funcionário recusar o recebimento, quando ciente de que o destinatário está ausente, ou sequer reside naquela localidade.

Contudo, se imaginarmos os condomínios mais complexos, com centenas de unidade, é fato que, dificilmente estará preparado para validar o recebimento das correspondências, conferir se destinatário é ou não residente e, se está ou não na localidade, sendo este o grande problema e risco ao condomínio.

E, em caso de alguma falha em tal procedimento o condomínio em várias situações é condenado em razão do ato ilício (Art. 186 e Art. 927 do Código Civil), caso sua negligência na guarda ou entrega da intimação cause dano ao condômino, no caso, especialmente financeiro, em caso de um revelia processual, por exemplo.

Assim, ainda que logicamente o condomínio venha exercer o direito de defesa em uma ação proposta pelo condômino prejudicado, termos como “negligência”, “dever de guarda”, “dever de informação”, “nexo causal” e “dano efetivo” são cruciais para o entendimento da responsabilização, inclusive, utiliza-se muito em casos análogos em favor do condômino a Teoria da Perda de Uma Chance.

CONDOMÍNIO DEVE TER UM EFETIVO CONTROLE DAS CORRESPONDÊNCIAS RECEBIDAS

O Art. 248, § 4º, do CPC/15, ao validar a entrega da citação ao funcionário da portaria, presume que este a encaminhará prontamente ao condômino destinatário, ou seja, a norma, parte do princípio de que o condomínio está preparado para fazer a correta gestão do recebimento/repasse das correspondência, e, principalmente, que possui e mantém um controle extremamente apurado de todos os condôminos que residem naquela localidade, e, até mesmos àqueles que estão ausentes, o que, sabemos que é praticamente impossível para gigantesca maioria dos condomínios no país.

Desse modo, o condomínio que não possui um protocolo de procedimentos quanto ao recebimento dessas correspondências, deve implantar mecanismos de controle para:

• Recebimento pelo Porteiro: Indicar um funcionário da portaria, devidamente treinado, recebe a correspondência judicial.
• Identificação do Destinatário: Verificar se o destinatário é efetivamente morador ou proprietário de unidade no condomínio, e, se está na localidade.
• Registro Formal: O condomínio deve manter um protocolo de recebimento e entrega de correspondências registradas, onde conste a data, hora, nome do destinatário e assinatura na retirada.
• Comunicação Imediata: O condômino deve ser comunicado da chegada da correspondência imediatamente, sendo extremamente necessário que o condomínio mantenha arquivado todos os comunicados enviados/recebidos.
• Entrega Formal: A entrega deve ser feita diretamente ao condômino ou a pessoa por ele autorizada, mediante assinatura no protocolo.

QUESTÕES CRÍTICAS E PONTOS DE ATENÇÃO

• Condômino Ausente ou Desconhecido: O que fazer se o condômino estiver viajando, tiver se mudado ou for desconhecido pela portaria? Se o funcionário sabe que o destinatário não reside mais ali, está ausente, ou é desconhecido, deve informar ao entregador para que faça os devidos registros e a carta seja devolvida ao remetente.
• Treinamento de Funcionários: A falta de treinamento adequado dos porteiros é um risco significativo, podendo levar ao recebimento indevido ou à falha no repasse, portanto, treinar corretamente é obrigatório
• Documentação: A ausência de um sistema de protocolo rigoroso dificulta a prova da diligência do condomínio, portanto, deve implantar mecanismos eficazes de controle.
• Dever de Cautela Extremo: Em situações de incerteza sobre a localização ou residência do condômino, a administração condominial, por meio do síndico ou de um preposto instruído, deve considerar a possibilidade de não receber a correspondência judicial ou, se recebida por engano, devolvê-la imediatamente ao carteiro ou, em último caso, peticionar ao juízo informando a impossibilidade de entrega e a não localização do réu no endereço. Essa postura proativa e preventiva, embora possa parecer um ônus, minimiza o risco de responsabilização futura do condomínio e assegura maior lisura ao ato processual.

PROBLEMAS COMUNS:

• Interpretação do Art. 248, § 4º, CPC: Definir o limite da responsabilidade do condomínio e a extensão do dever de diligência do porteiro.
• Impactos para o Condômino: Revelia, perda de prazos processuais, condenações indevidas ou mais gravosas.
• Impactos para o Condomínio: Ações de regresso, condenação ao pagamento de indenizações por danos materiais e morais, desgaste da imagem da administração.
• Eficácia da Comunicação Interna: Garantir que o condômino seja efetivamente notificado sobre a chegada da correspondência.
• Conflitos Decorrentes de Falha na Entrega: Litígios entre condômino e condomínio.

PRINCIPAIS DÚVIDAS

1) O condomínio é sempre responsável se o condômino não for encontrado para receber a intimação que chegou à portaria? Não necessariamente. Se o condomínio comprovar que adotou todas as diligências cabíveis para localizar e comunicar o condômino (registros, tentativas de contato documentadas) e, ainda assim, não obteve êxito, ou se o condômino se recusou a receber, a responsabilidade do condomínio pode ser afastada. A responsabilidade surge da negligência, por isso, é fundamental ter protocolos eficientes de controle.

2) Quais as principais mudanças do CPC/2015 sobre citação em condomínios? A principal mudança é a do Art. 248, § 4º, que considera válida a citação entregue ao funcionário da portaria responsável pelo recebimento de correspondências, caso o citando esteja ausente. Isso transferiu uma grande responsabilidade para os condomínios no controle e repasse dessas comunicações.

3) Como o condomínio pode se prevenir contra a responsabilização por não entrega de intimação? Implementando um rigoroso protocolo de recebimento e entrega de correspondências (com livro de registro, data, hora e assinatura); treinando adequadamente os funcionários da portaria sobre os procedimentos e a importância das comunicações judiciais; mantendo os cadastros de moradores atualizados; e, crucialmente, orientando os porteiros a, em caso de dúvida razoável sobre a permanência do destinatário no condomínio (ex-morador, por exemplo), recusar o recebimento, se a modalidade permitir ou, se já recebido, devolver imediatamente ao carteiro ou comunicar o fato à administração para que esta informe ao juízo, ao adotar procedimentos defensivos, os riscos podem diminuir consideravelmente.

4) O porteiro pode se recusar a receber uma intimação judicial? Conforme o Art. 248, § 4º do CPC, o funcionário da portaria pode recusar o recebimento do mandado de citação se declarar, por escrito e sob as penas da lei, que o destinatário está ausente. Para cartas de citação/intimação, se o destinatário for desconhecido ou sabidamente não mais residir no local, o mais prudente é informar tal fato ao entregador ou, se o recebimento for inevitável, a administração deve tomar as providências para informar o juízo sobre a impossibilidade de entrega ao destinatário final, ou até mesmo sobre erros no recebimento da correspondência, mas é obrigatório que isso ocorra o quanto antes, por cautela, 5 dias úteis.

CASOS EM QUE O CONDOMÍNIO FOI CONDENADO POR FALHA NO CONTROLE.

DIREITO PROCESSO CIVIL. APELAÇÃO CÍVEL. AÇÃO DE INDENIZAÇÃO. RESPONSABILIDADE CIVIL. TEORIA DA PERDA DE UMA CHANCE. AUSÊNCIA ENTREGA CORRESPONDENCIA. EMPREGADO. CONDOMÍNIO. REVELIA. NEXO DE CAUSALIDADE. AMPLA DEFESA E CONTRADITÓRIO. AUSÊNCIA. PRESUNÇÃO DE PREJUÍZO. DANO MORAL. VIOLAÇÃO AOS DIREITOS DA PERSONALIDADE. INOCORRÊNCIA. 1. A responsabilidade civil em decorrência da aplicação da teoria da perda de uma chance deriva da frustração de uma fundada expectativa de obter uma situação futura melhor (seja pela aferição de vantagem, seja pela minimização de prejuízo) com grande probabilidade de obtenção, mas que não é alcançada em razão da prática de um ato ilícito por terceiro. 2. Em que pese a falta de citação pessoal no processo trabalhista, por extravio de correspondência pelo condomínio, não seja circunstância suficiente, por si só, a atrair a perda de uma chance, a total ausência de ampla defesa e contraditório, que tenha levado o acatamento integral dos pedidos em razão dos efeitos da revelia, somado à evidente negligência do condomínio, que nem sequer fez registro dessa correspondência, são fatores que, juntos, levam ao reconhecimento da perda de uma chance, aferida e quantificada de modo equânime, proporcional, justa e razoável em 50% do importe da condenação na seara trabalhista. 3. Exige-se para a imposição de indenização por dano moral que o fato imputado como causador do dano seja intenso a ponto de agredir ou menosprezar a dignidade da vítima, do contrário, simples consternações momentâneas e inconvenientes do dia a dia encerram meros aborrecimentos, portanto, não indenizáveis. 4. Deu-se parcial provimento ao recurso. (TJDFT. Acórdão 1431650. Processo nº 0712576-93.2020.8.07.0007;. Órgão Julgador: 7ª Turma Cível. Relator (a): Fabrício Fontoura Bezerra; . Data do julgamento: 22/06/2022.)

Responsabilidade Civil – Dano moral – Correspondência (carta de notificação da Receita Federal) entregue com atraso significativo a morador de condomínio edilício – Serviços de portaria prestados por empresa contratada pelo Condomínio – Legitimidade tanto do Condomínio quanto da empresa para responder pelos prejuízos causados ao morador, em função da entrega da correspondência com atraso – Atraso que implicou na perda do prazo para apresentação de impugnação e na constituição do crédito tributário – Sem o conhecimento da notificação, a moradora não teria como acompanhar, sponte própria, o processo administrativo pelo site da Receita Federal – Culpa in eligendo do Condomínio – Cláusula convencional de isenção de responsabilidade do Condomínio nula e ineficaz – Responsabilidade objetiva da empresa contratada, por falha na prestação do serviço – Em função dessa falha, a moradora acabou sendo privada do exercício do contraditório e da ampla defesa no processo administrativo, que tramitou à sua revelia – Revelia com conotação de desídia, desinteresse e indiferença à atuação da Receita Federal e aos seus próprios interesses – Transtornos que extrapolam o mero aborrecimento, implicando em verdadeira lesão à esfera jurídica nuclear (moral) – Dano moral caracterizado – Indenização arbitrada com extrema razoabilidade, de forma proporcional ao dano (R$ 5.000,00), não comportando redução – R. sentença mantida por seus próprios fundamentos – Recursos não providos. (TJSP. Acórdão. Processo nº 1000515-49.2022.8.26.0001;. Órgão Julgador: 2ª Turma – Cível. Relator (a): Marcelo Tsuno; . Data do julgamento: 15/09/2023.)

CIVIL. CONDOMÍNIO. EXTRAVIO DE CORRESPONDÊNCIA. REVELIA DECRETADA EM PROCESSO PERANTE A JUSTIÇA TRABALHISTA. DANOS MATERIAIS E MORAIS. DEVER DE INDENIZAR DO CONDOMÍNIO. 1 – O EXTRAVIO OU A ENTREGA TARDIA DAS CORRESPONDÊNCIAS, POR PREPOSTO DO CONDOMÍNIO, EVIDENCIA NEGLIGÊNCIA CAPAZ DE ENSEJAR O DEVER DE INDENIZAR, QUANDO A CONDUTA ACARRETAR PREJUÍZO AO CONDÔMINO DESTINATÁRIO. 2 – A AUSÊNCIA DE CLÁUSULA NA CONVENÇÃO DO CONDOMÍNIO, NÃO PREVENDO O DEVER DE INDENIZAR EM TAIS CIRCUNSTÂNCIAS, NÃO O ISENTA, POR SE TRATAR DE RESPONSABILIDADE AQUILIANA, PREVISTA NO ARTIGO 159, DO CÓDIGO CIVIL. 3 – RECURSO CONHECIDO E IMPROVIDO. SENTENÇA MANTIDA. (TJDFT. Acórdão. Processo nº . Órgão Julgador: 1ª Turma – Recursal dos Juizados Especiais Cíveis e Criminais. . Data do julgamento: 26/11/2002.)

CONCLUSÃO:

A responsabilidade do condomínio pelo recebimento e correto encaminhamento de intimações judiciais é um tema de crescente importância, especialmente após as inovações do CPC/2015. A falha nesse processo pode acarretar consequências gigantescas tanto para o condômino, que pode sofrer os efeitos da revelia, quanto para o condomínio, que pode ser civilmente responsabilizado pelos danos causados em razão da falha quanto ao controle de recebimento/entrega de correspondências.

O risco é concreto, real, e sob o aspecto patrimonial, gigantes, afinal não é possível prever as consequências monetárias em um processo julgado à revelia por falha do condomínio quanto ao controle de recebimento/entrega de correspondência.

Assim, é impositivo que o nicho condominial busque suporte técnico capacitado para implantação de procedimentos de controle efetivos quanto ao recebimento/entrega de correspondências, inclusive, com o suporte jurídico necessário em caso do recebimento de correspondência e não localização do destinatário.

O fato é que, ainda que os riscos sejam gigantescos, muitos condomínios ainda falham no sistema de controle, sendo prudente que revejam o quanto antes os procedimentos administrativos de controle.

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